Документы делятся на группы по функциональному назначению.

Организационные документы — это документы, которые устанавливают порядок создания организации и её работы, организуют коллективную деятельность сотрудников организации. Существование любой организации начинается с введения в действие организационных документов. Они обладают юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций.

К организационным документам относятся: Устав, положения, инструкции, штатное расписание, правила, регламент.

Очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями играют распорядительные документы.

Распорядительные документы — это документы, с помощью которых осуществляются функция управления и регулирование работы организации.

Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

Это, конечно, не все вопросы, по которым могут быть созданы распорядительные документы, но именно они являются наиболее характерными и стабильно требующими для своего решения издания распорядительных документов.

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчинённым организациям; группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: приказы, распоряжения, указания.

Информационно-справочные документы — это документы, которые содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся докладные и объяснительные записки, телеграммы, акты, протоколы, справки.

Особую группу информационно-справочных документов представляют деловые письма.

Документы по личному составу или кадровые документы — это документы учёта кадров: приказы о приёме, увольнении и переводе сотрудников, трудовые книжки, учётные личные карточки, личные дела, автобиографии, резюме.